Les frais de représentation figurent parmi les dépenses les plus encadrées en comptabilité et en fiscalité. S’ils sont courants dans la vie d’une entreprise, ils sont aussi soumis à des règles strictes pour éviter les abus… et les mauvaises surprises lors d’une vérification.
Ce guide vous explique comment bien les classer, les justifier et les déduire selon les règles applicables au Québec et au Canada.
Qu’est-ce qu’un frais de représentation?
Un frais de représentation est une dépense engagée pour développer ou entretenir des relations d’affaires. Il s’agit typiquement de repas, de divertissements ou d’événements offerts à des clients, partenaires ou fournisseurs dans un contexte professionnel.
Exemples :
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Dîner avec un client pour discuter d’un renouvellement de contrat
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Billets de spectacle offerts à un partenaire d’affaires
-
Réception d’entreprise pour remercier la clientèle
Attention : il doit y avoir un lien d’affaires direct, réel et justifiable.
Comptabilisation selon les normes CPA Canada
Les normes comptables canadiennes recommandent :
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Créer une catégorie distincte pour les frais de représentation (à part des frais de déplacement ou de formation)
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Documenter rigoureusement chaque dépense :
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Nom des invités
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Date, lieu, objectif
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Preuve de paiement (facture ou reçu)
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Adopter une politique interne claire pour encadrer ces dépenses
Ces bonnes pratiques permettent de garantir la justesse, la traçabilité et la comparabilité des états financiers.
Traitement fiscal au Québec et au Canada
Règle générale :
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Les frais de représentation sont déductibles à 50 % du revenu imposable
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La portion de TPS/TVQ récupérable est également limitée à 50 %
Exceptions – Déduction à 100 % :
Certaines dépenses peuvent être déduites en totalité, si elles répondent à des critères précis :
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Événements officiels pour les employés, tels que :
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Fêtes de fin d’année
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BBQ d’été
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Activités de reconnaissance
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Maximum de 6 événements par année
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Offerts à l’ensemble des employés, sans distinction
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Activités de formation incluant un repas, dans certaines limites
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Frais engagés dans le cadre d’une campagne promotionnelle, avec documentation à l’appui
Exemples de classification
|
Dépense |
Déductible ? |
Taux |
Commentaire |
|---|---|---|---|
|
Repas avec un client |
✅ |
50 % |
Lien d’affaires requis |
|
Billets de hockey à un partenaire |
✅ |
50 % |
Preuve de présence nécessaire |
|
5 à 7 d’équipe non officiel |
❌ |
0 % |
Non admissible sauf événement officiel reconnu |
|
Repas seul sans client ou fournisseur |
❌ |
0 % |
Non considéré comme dépense d’affaires |
|
Fête de Noël pour tous les employés |
✅ |
100 % |
Événement officiel, offert à tous, max 6/an |
Bonnes pratiques à adopter
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Créez une catégorie “Frais de représentation” dans votre logiciel comptable
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Ajoutez une description claire : client ou partenaire rencontré, objectif, date
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Numérisez vos reçus (photos et sauvegarde dans le cloud)
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Formez votre équipe à bien documenter ces dépenses
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Conservez les pièces justificatives pendant 6 ans en cas de vérification
Foire aux questions
Puis-je déduire 100 % si je suis travailleur autonome?
Non. Le traitement fiscal est identique à celui d’une société : déductible à 50 %, sauf exceptions spécifiques.
Les frais de représentation peuvent-ils être inclus dans mes frais de démarrage?
Oui, s’ils ont été engagés avant le lancement officiel de l’entreprise, et qu’ils visent un objectif d’affaires documenté.
Peut-on récupérer la TPS/TVQ sur ces dépenses?
Oui, mais la récupération est limitée à 50 % de la portion admissible.
Un repas d’équipe est-il admissible à 100 %?
Seulement s’il fait partie d’un événement officiel, offert à l’ensemble des employés, et dans la limite de 6 événements par année.
Puis-je déduire un repas avec un fournisseur?
Oui, à condition qu’il soit justifié par un objectif d’affaires.
Conclusion
Les frais de représentation sont nécessaires pour maintenir des relations d’affaires solides, mais leur gestion doit être rigoureuse. Une catégorisation claire, une documentation complète et une bonne connaissance des règles fiscales évitent bien des ennuis.
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