Quand vient le temps de vendre une entreprise, on pense au prix, au financement et à la recherche d’un acheteur. Le notaire arrive parfois dans la conversation à la toute fin : « Il va rester les papiers à signer. »

Pourtant, certains problèmes auraient avantage à être réglés bien avant ce rendez-vous. Un bâtiment appartient personnellement au vendeur plutôt qu’à sa compagnie. Une hypothèque doit être radiée. La banque demande une garantie qui ne correspond pas à ce que l’acheteur et le vendeur avaient prévu. Ce genre de détail peut retarder une transaction, même lorsque tout le monde s’entend sur le prix.

Au Québec, le notaire peut participer à plusieurs étapes d’un transfert d’entreprise. Son rôle dépend de son expertise, du mandat qu’on lui confie et de ce qui est vendu. Certains actes exigent son intervention; pour d’autres, il peut agir comme conseiller juridique aux côtés des professionnels déjà au dossier.

Réponse synthétique : le notaire peut vous accompagner dans la préparation juridique d’un achat ou d’une vente d’entreprise, examiner le volet immobilier et préparer certains documents de financement ou de garantie. Il n’est pas obligatoire dans toutes les transactions. Son intervention est toutefois requise pour constituer une hypothèque immobilière. Le consulter tôt permet de savoir quels actes préparer et quelles vérifications prévoir avant la signature.

Est-ce qu’un notaire est obligatoire pour vendre une entreprise?

Pas dans tous les cas. Tout dépend de la transaction.

La vente des actions d’une compagnie n’a pas à être notariée simplement parce qu’il s’agit d’un transfert d’entreprise. Par contre, si le financement nécessite une nouvelle hypothèque sur un immeuble, celle-ci doit être constituée par acte notarié en minute. Cette exigence est prévue à l’article 2693 du Code civil du Québec. Consulter l’article 2693.

La bonne question à poser est donc : « Dans notre transaction, quels actes nécessitent un notaire et quels autres services souhaitons-nous lui confier? »

Un notaire qui pratique en droit des affaires peut intervenir plus largement qu’un notaire mandaté uniquement pour l’hypothèque ou l’immeuble. Il faut convenir de cette portée dès le départ.

Commencer par comprendre ce qui est vendu

Dire « je vends mon entreprise » semble clair. Dans les documents, il faut être beaucoup plus précis.

Est-ce que l’acheteur acquiert les actions de la compagnie? Les équipements, les stocks et le nom commercial? Est-ce que le bâtiment est inclus? Le vendeur conserve-t-il certains actifs?

Le notaire peut aider à examiner ces questions et à préparer l’offre d’achat, selon son mandat. La Chambre des notaires reconnaît notamment son rôle dans l’analyse d’un achat d’actifs ou d’actions et des possibilités de financement. Chambre des notaires du Québec — Acheter une entreprise existante.

Si vous vendez les actions

L’acheteur devient actionnaire de la société. Celle-ci continue généralement de détenir ses biens et demeure responsable de ses obligations.

Les documents de la compagnie prennent alors une place importante dans les vérifications : registre des actionnaires, convention entre actionnaires, résolutions et restrictions au transfert, entre autres. Le livre de société sert à consigner les décisions et les changements qui touchent notamment les actionnaires et les administrateurs. Chambre des notaires du Québec — Documents de l’entreprise.

Si vous vendez les actifs

Il faut dresser une liste claire de ce qui change de mains et de ce qui reste au vendeur.

Prenons un propriétaire de garage qui souhaite conserver sa dépanneuse et certains outils personnels. Mieux vaut le préciser pendant les discussions que découvrir, à quelques jours de la vente, que l’acheteur les croyait inclus.

La même attention s’impose pour les stocks, les comptes clients, les contrats, le nom commercial et les droits liés aux locaux. Chaque élément doit être traité selon sa nature.

Un bon point de départ : demandez une courte description écrite de la transaction. Qui vend quoi, à qui, pour quel montant et à quelles conditions? Cette page aidera les conseillers à travailler à partir de la même entente.

Préparer les documents pendant qu’il est encore temps de discuter

Le travail juridique commence souvent avant la convention finale. Dès qu’une offre ou une lettre d’intention est sur la table, certaines décisions méritent d’être examinées.

Selon le mandat, le notaire peut préparer ou réviser différents documents liés à l’achat, à la société, à l’immeuble ou au financement. L’important est de savoir qui s’occupe de chaque partie du dossier.

Par exemple, le vendeur et l’acheteur peuvent avoir convenu d’un remboursement mensuel de la balance de prix de vente. Si les documents de la banque imposent des restrictions à ces paiements, il faut régler la question avant de signer.

Transmettez donc les projets au fur et à mesure. Indiquez ce qui a été accepté, ce qui reste à négocier et ce qui vous préoccupe.

Vous pouvez poser des questions très simples :

• Est-ce que ce document dit bien ce qu’on a convenu?

• Est-ce qu’il m’engage à quelque chose qu’on n’a pas discuté?

• Qu’est-ce qui doit arriver avant que la transaction puisse se conclure?

Vous n’avez pas besoin de maîtriser le vocabulaire juridique pour demander une explication claire. Si une clause demeure difficile à comprendre, faites-la expliquer avec un exemple tiré de votre transaction.

Quand le bâtiment fait partie de l’histoire

Dans une PME, l’entreprise et l’immeuble sont parfois perçus comme un tout. Sur le plan juridique, ils peuvent appartenir à des personnes différentes.

Le terrain et le bâtiment peuvent être détenus personnellement par le propriétaire, par la société d’exploitation ou par une autre compagnie. Il faut le vérifier avant de déterminer comment organiser la vente.

L’acheteur achète aussi l’immeuble

Le mandat immobilier peut comprendre l’examen des titres, la préparation des actes et les formalités nécessaires à leur publication.

Le Registre foncier permet notamment de repérer les hypothèques et les servitudes qui touchent une propriété. Lire l’index ne suffit toutefois pas toujours à comprendre la portée des droits inscrits ou à confirmer la validité des titres. Gouvernement du Québec — Historique d’une propriété.

Selon le dossier, il faudra aussi examiner le certificat de localisation, les baux, les usages permis et les exigences du prêteur. Le notaire peut effectuer les vérifications juridiques prévues à son mandat; l’inspection du bâtiment et l’évaluation environnementale relèvent des spécialistes appropriés. Chambre des notaires du Québec — Vérifications avant un achat immobilier.

L’acheteur acquiert les actions de la compagnie qui possède l’immeuble

Dans ce cas, l’immeuble reste la propriété de la compagnie. Ce sont ses actionnaires qui changent.

Il faut quand même examiner le volet immobilier et déterminer si les contrats de financement ou d’autres ententes comportent des conditions liées au changement de contrôle.

Le vendeur garde le bâtiment

Cette situation mérite autant d’attention. L’acheteur aura besoin de savoir à quelles conditions il pourra continuer d’y exploiter l’entreprise.

Le bail devrait être discuté en même temps que la vente : loyer, durée, renouvellement, entretien, réparations et travaux permis.

Imaginez acheter une entreprise manufacturière, puis découvrir que le bail ne vous donne pas assez de temps pour rentabiliser vos investissements. Les conditions d’occupation font partie des décisions à régler avant la clôture.

Faire le lien entre le prêt et les garanties

Une banque peut avoir accepté de financer l’achat sans que tout soit prêt pour verser les fonds. Il reste parfois des documents à signer, des garanties à constituer et des conditions à remplir.

Demandez au prêteur de transmettre ses exigences aux professionnels concernés dès qu’elles sont disponibles.

Si une hypothèque immobilière est nécessaire

La constitution d’une nouvelle hypothèque immobilière exige un acte notarié en minute. Cela ne veut pas dire que toute la vente de l’entreprise doit être notariée : l’exigence vise cet acte précis. Code civil du Québec, article 2693.

Si la garantie porte sur les équipements ou d’autres biens meubles

D’autres formalités s’appliquent. Le Registre des droits personnels et réels mobiliers, généralement appelé RDPRM, sert notamment à publier les hypothèques mobilières. Le professionnel responsable doit déterminer les recherches et les inscriptions nécessaires selon la garantie retenue. RDPRM — Droits publiés au registre.

Si le vendeur finance une partie du prix

Une balance de prix de vente doit être coordonnée avec le financement bancaire.

Au-delà du montant et du taux, il faut discuter des garanties, du rang du vendeur et des restrictions que la banque pourrait imposer aux remboursements.

Pour comprendre ce mécanisme, consultez notre article sur la balance de prix de vente.

À retenir : ne considérez pas le financement comme terminé tant que les conditions de décaissement et les documents requis ne sont pas confirmés.

Savoir quel rôle le notaire joue dans votre dossier

Le notaire peut agir comme conseiller juridique. Lorsqu’il reçoit un acte notarié, il agit aussi comme officier public et doit faire preuve d’impartialité envers les parties à cet acte.

Dans un mandat de conseil juridique, il peut accompagner un seul client. Il faut donc comprendre la fonction qu’il exerce dans votre transaction. Chambre des notaires du Québec — Rôle du notaire.

Clarifiez notamment qui est son client, quels documents il prépare et quelles vérifications sont incluses.

Si son mandat porte seulement sur le bâtiment et l’hypothèque, ne présumez pas qu’il examine aussi les contrats clients, les conditions d’emploi ou les permis de l’entreprise.

Cette discussion aide également à déterminer les sujets sur lesquels chaque partie devrait obtenir un conseil distinct.

Éviter que chacun travaille de son côté

Une transaction peut réunir un notaire, des avocats, un CPA, un fiscaliste et un prêteur. Chacun peut faire un bon travail dans son domaine tout en attendant une information que personne ne lui a transmise.

Pour garder le dossier en mouvement, préparez une liste commune des étapes à compléter.

Le suivi ne s’arrête pas nécessairement à la signature. Par exemple, lorsqu’une dette hypothécaire doit être remboursée, les démarches de radiation doivent aussi être organisées. Le remboursement du prêt et la radiation de l’hypothèque sont deux éléments distincts du dossier. Chambre des notaires du Québec — Démarches liées à la radiation.

Désignez une personne pour tenir la liste à jour. Elle doit pouvoir dire ce qui est terminé, ce qui manque et qui doit agir.

Un exemple : vendre une entreprise de distribution avec son entrepôt

Prenons un cas fictif. Une propriétaire vend son entreprise de distribution et l’entrepôt pour un total de 2 millions de dollars. L’acheteur apporte une mise de fonds, obtient un prêt bancaire et demande à la vendeuse de financer une partie du prix.

Au fil des discussions, les conseillers constatent que les équipements appartiennent à la compagnie d’exploitation, mais que l’entrepôt est détenu par une autre société de la vendeuse.

Il faut alors organiser les deux volets : préciser ce que chaque société vend, convenir de la répartition du prix et coordonner les documents avec le financement.

Le notaire chargé de l’immobilier examine les titres et prépare les actes prévus à son mandat, dont la nouvelle hypothèque immobilière. Les autres conseillers s’occupent des éléments commerciaux, comptables et fiscaux qui leur sont confiés.

Si le prêteur demande un document supplémentaire ou si une difficulté apparaît dans les titres, toute l’équipe doit le savoir rapidement. C’est ce qui permet d’ajuster le calendrier avant que l’acheteur et la vendeuse se présentent pour signer.

Quoi préparer avant la première rencontre?

Vous n’avez pas besoin d’avoir un dossier parfait pour consulter. Apportez les documents disponibles et faites la liste de ce qui manque.

Les éléments suivants peuvent aider :

• un résumé de la transaction envisagée;

• les noms des personnes et des sociétés concernées;

• l’offre d’achat ou la lettre d’intention, s’il y en a une;

• la liste des biens inclus et exclus;

• les documents de la compagnie et la convention entre actionnaires;

• les documents immobiliers et les baux pertinents;

• les offres de financement et les renseignements sur les dettes;

• les conditions envisagées pour la balance de prix de vente;

• la date de clôture souhaitée;

• les coordonnées des autres conseillers.

Demandez ensuite un mandat écrit. Il devrait préciser les travaux inclus, les exclusions, les honoraires, les débours et les délais estimés.

Les erreurs qui compliquent le dossier

Appeler quelques jours avant la signature. Certaines vérifications prennent du temps. Une autorisation manquante ou un problème de titre ne se règle pas toujours dans la journée.

Présumer que l’immeuble appartient à la compagnie. Vérifiez le propriétaire juridique avant de structurer la transaction.

Croire que le notaire s’occupe de tout. Son mandat doit préciser les responsabilités qu’il assume et celles qui reviennent aux autres professionnels.

Attendre pour transmettre les exigences de la banque. Les garanties et les conditions de décaissement doivent être coordonnées avec l’entente d’achat.

Oublier les démarches après la vente. Les publications, les radiations et les mises à jour doivent avoir un responsable, même lorsque les signatures sont terminées.

Questions fréquentes

Le notaire est-il obligatoire pour vendre une entreprise au Québec?

Pas dans toutes les transactions. Il faut regarder les actes prévus. La constitution d’une hypothèque immobilière exige notamment un acte notarié en minute.

Est-ce qu’un notaire peut s’occuper d’une vente d’actions?

Oui, selon son expertise en droit des affaires et le mandat confié. Demandez-lui quels documents et quelles vérifications il prendra en charge.

Quelle est la différence entre le notaire et l’avocat?

Les deux peuvent conseiller les parties dans une transaction d’entreprise. Le notaire possède également la qualité d’officier public pour recevoir des actes notariés. Leurs rôles peuvent être complémentaires selon les besoins du dossier.

Si un immeuble est inclus, est-ce que toute la vente doit être notariée?

Non. Il faut distinguer l’achat direct de l’immeuble, l’achat des actions de la société qui le détient et la constitution d’une hypothèque immobilière. Les exigences ne sont pas les mêmes pour chaque opération.

Combien faut-il prévoir pour les honoraires?

Le coût dépend notamment du mandat et de la complexité du dossier. Demandez une estimation qui distingue les honoraires, les débours et les taxes. La Chambre des notaires n’impose pas de tarif obligatoire. Chambre des notaires du Québec — Honoraires.

À quel moment devrait-on consulter?

Dès que le projet devient assez concret pour discuter de sa structure, idéalement avant de prendre des engagements importants. Une première rencontre permet de déterminer ce qui doit être vérifié et de prévoir un calendrier réaliste.

Pour préparer les autres étapes, consultez le guide ultime de la vente d’une entreprise.

Cet article présente de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou financier. Faites valider la structure, les actes et les formalités de votre transfert d’entreprise par les professionnels appropriés à votre situation.