Qu’on le veuille ou non, la comptabilité fait partie intégrante de la gestion d’une entreprise. Et avec elle vient son lot de documents à trier, classer, conserver, numériser et comprendre. C’est ce qu’on appelle la « paperasse comptable ». Pour un entrepreneur, un repreneur ou un travailleur autonome, savoir gérer cette documentation efficacement est essentiel pour rester en règle, éviter les erreurs fiscales… et dormir tranquille.
Voici un guide clair pour organiser votre paperasse comptable, éviter les oublis, et mettre en place des bonnes pratiques durables.
Pourquoi la gestion comptable est cruciale
Une mauvaise gestion de la paperasse peut entraîner :
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Des retards ou erreurs dans les déclarations fiscales
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Des pertes d’argent liées à des dépenses mal réclamées ou non documentées
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Des redressements en cas de vérification fiscale
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Un manque de vision claire sur votre rentabilité réelle
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Des délais ou blocages dans une vente d’entreprise
Au contraire, une gestion rigoureuse vous permet de :
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Suivre vos performances
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Gagner du temps lors de la production des états financiers
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Optimiser vos déductions
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Répondre aux obligations légales (Revenu Québec, ARC, REQ)
Quels sont les documents comptables à conserver?
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Type de document |
Exemples |
Durée de conservation |
|---|---|---|
|
Factures de vente |
Factures clients, bons de livraison |
6 ans minimum |
|
Factures d’achat |
Fournisseurs, abonnements, frais divers |
6 ans minimum |
|
Relevés bancaires et cartes de crédit |
Relevés mensuels, confirmations de virement |
6 ans minimum |
|
Déclarations fiscales |
TPS/TVQ, DAS, impôt des sociétés, avis de cotisation |
6 ans minimum |
|
Contrats |
Location, fournisseurs, employés, consultants |
Tant que le contrat est en vigueur + 6 ans |
|
Paie et employés |
Feuilles de temps, T4, relevés 1, registres de vacances |
6 ans minimum |
|
Documents légaux |
NEQ, statuts, convention d’actionnaires, procès-verbaux |
En permanence |
Au Québec, Revenu Québec exige la conservation des documents pendant au moins 6 années complètes suivant l’année à laquelle ils se rapportent.
Support papier ou numérique?
Depuis plusieurs années, les gouvernements acceptent les documents numériques, à condition que :
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Le document soit lisible, complet et fidèle
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Il soit archivé dans un format standard (PDF, JPG, PNG, etc.)
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Il soit organisé de façon logique et accessible en cas de demande
Utilisez un service de stockage cloud sécurisé (Google Drive, OneDrive, Dropbox Pro) ou un logiciel comptable avec archivage intégré (QuickBooks, Zoho Books, Sage).
Bonnes pratiques pour gérer efficacement votre paperasse comptable
1. Centralisez tout au même endroit
Évitez les reçus dans vos poches, les photos dans votre cellulaire, les e-mails oubliés. Utilisez un dossier central numérique par mois ou par type de dépense.
2. Numérisez vos reçus dès réception
Prenez l’habitude de scanner ou photographier vos reçus à mesure que vous les recevez, surtout si vous utilisez encore des formats papier.
3. Classez par mois ET par type
Exemple :
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2025 > Février > Dépenses > Fournisseurs
-
2025 > Février > Revenus > Factures clients
4. Utilisez un logiciel comptable
Il simplifie la gestion, automatise la facturation, connecte vos comptes bancaires, et permet de tout regrouper.
5. Travaillez avec un comptable ou technicien comptable
Même si vous gérez une petite entreprise, un accompagnement mensuel ou trimestriel vous sauvera du temps… et des pénalités.
Fréquence des tâches comptables recommandée
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Tâche |
Fréquence suggérée |
|---|---|
|
Trier et numériser les factures |
Hebdomadaire |
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Réconcilier les comptes bancaires |
Mensuelle |
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Produire les rapports de taxes |
Trimestrielle (ou mensuelle selon seuil) |
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Préparer la paie |
Hebdomadaire ou bimensuelle |
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Préparer les états financiers |
Trimestrielle ou annuelle |
|
Réviser avec le comptable |
Trimestrielle ou annuelle |
Foire aux questions – Paperasse comptable
Puis-je tout garder seulement en version numérique?
Oui. Tant que les documents sont lisibles, complets et accessibles, le papier n’est plus obligatoire. Assurez-vous de faire des copies de sauvegarde.
Puis-je utiliser un simple dossier Google Drive pour tout classer?
Oui, à condition que l’arborescence soit claire et que les fichiers soient bien nommés. Ex. : 2025-03-Facture-Telus.pdf
Combien de temps garder les déclarations de taxes (TVQ/TPS)?
6 ans après la fin de l’année fiscale visée.
Et si je perds mes documents?
Vous pourriez être pénalisé en cas de vérification. C’est pourquoi sauvegarde, organisation et constance sont les 3 piliers d’une bonne gestion.
Dois-je conserver les factures pour les petites dépenses (ex. : 5 $)?
Oui, si vous réclamez une déduction fiscale. Sans preuve, la dépense peut être refusée.
Conclusion : une bonne gestion de la paperasse, c’est une entreprise en santé
La gestion comptable ne devrait jamais être une tâche improvisée. Organisée dès le départ, elle vous permet de suivre votre rentabilité, de rester en règle, de mieux planifier vos décisions et de préparer une vente ou un financement plus facilement.
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