Lorsqu’une entreprise cesse ses activités, ses comptes fiscaux ne se ferment pas automatiquement. Les autorités peuvent continuer d’attendre des déclarations, même à zéro.

Il faut donc choisir une date d’annulation, produire les déclarations finales, payer les soldes et obtenir une confirmation pour chaque compte.

Réponse synthétique : produisez les déclarations finales, payez les soldes et demandez la fermeture des comptes de TPS, TVQ et retenues à la source seulement après avoir traité les derniers actifs, factures et paies. La cessation des activités ou la dissolution ne ferme pas automatiquement les comptes fiscaux.

Avant de fermer les comptes : confirmez que l’arrêt est permanent

Une interruption temporaire n’est pas une fermeture. Une entreprise mise en veille doit généralement continuer ses déclarations et aviser l’ARC si elle interrompt ses versements de paie.

Avant de demander une annulation définitive, vérifiez :

• la date de la dernière vente taxable;

• les factures et crédits qui restent à émettre;

• les comptes clients à recouvrer;

• les biens encore détenus;

• les dernières paies;

• les remboursements de taxes attendus;

• la possibilité d’une vente ou d’une reprise des activités.

Ne dissolvez pas la société avant d’avoir reçu ses remboursements. Récupérer ensuite un crédit peut devenir complexe.

Étape 1 : choisissez la date d’annulation des taxes

La date d’annulation correspond généralement au moment où les activités commerciales taxables cessent.

Chez Revenu Québec, l’annulation des inscriptions à la TPS et à la TVQ est généralement demandée en même temps. La dernière période de déclaration se termine le jour précédant la date d’entrée en vigueur de l’annulation.

Exemple

Une entreprise effectue sa dernière vente le 30 septembre et demande l’annulation de ses inscriptions le 1er octobre. Sa dernière période de taxes se termine alors le 30 septembre. La déclaration finale doit généralement être produite dans le mois suivant la fin de cette période.

La date doit être coordonnée avec les ventes d’actifs. Une entreprise qui vend encore des équipements après la date choisie pourrait devoir percevoir des taxes ou produire une déclaration additionnelle.

Étape 2 : demandez l’annulation auprès de Revenu Québec

Pour une entreprise exploitée au Québec, le formulaire LM-1.A — Demande d’annulation ou de modification de l’inscription permet notamment de demander l’annulation :

• des fichiers de TPS/TVH et de TVQ;

• du fichier des retenues à la source;

• du fichier de l’impôt des sociétés.

Le formulaire demande les numéros d’identification, la date et la raison de l’annulation. La signature électronique est acceptée.

Le compte d’impôt d’une société doit être coordonné avec sa dissolution. Elle produit généralement ses déclarations tant qu’elle existe juridiquement.

Conseil : conservez l’accusé de réception et vérifiez ensuite dans Mon dossier pour les entreprises que les périodes attendues correspondent à la demande.

Étape 3 : produisez les dernières déclarations de TPS et TVQ

La déclaration finale inclut les ventes, taxes perçues, CTI et RTI de la dernière période.

Il faut aussi vérifier :

• les mauvaises créances et notes de crédit;

• les taxes sur les ventes d’actifs;

• les crédits réclamés pour des dépenses se rapportant à une période antérieure;

• les stocks et fournitures encore détenus;

• les immobilisations conservées par l’entreprise ou transférées au propriétaire.

La fermeture peut déclencher des dispositions réputées. Certains biens peuvent être réputés vendus à leur juste valeur marchande; les immobilisations suivent des règles particulières.

Consultez Comment vendre ou transférer les actifs avant de fermer une entreprise? avant de compléter cette déclaration.

Étape 4 : fermez les comptes de retenues à la source

Il faut fermer séparément les dossiers de paie du Québec et du fédéral.

Au Québec

Le formulaire LM-1.A permet de demander l’annulation du fichier des retenues à la source. Lors d’une cessation complète des activités, le dernier paiement de retenues et de cotisations d’employeur est généralement dû dans les sept jours suivant la cessation.

Les relevés 1 et le sommaire 1 doivent généralement être transmis dans les 30 jours suivant la fermeture.

Au fédéral

Les retenues et cotisations fédérales sont généralement dues sept jours après la fermeture complète.

Les T4 ou T4A et les sommaires finaux doivent généralement être produits dans les 30 jours suivant la fin des activités. Le compte de retenues sur la paie peut être fermé dans les services en ligne de l’ARC ou au moyen du formulaire RC145 — Demande de fermeture de comptes de programme de numéro d’entreprise.

Les relevés d’emploi doivent aussi être produits selon les délais de Service Canada. Consultez Comment fermer une entreprise qui a des employés au Québec?.

Étape 5 : surveillez les avis après la demande

Après la transmission :

1. vérifiez que toutes les déclarations attendues sont produites;

2. payez les soldes et intérêts;

3. encaissez les remboursements;

4. répondez aux avis de cotisation;

5. confirmez la fermeture de chaque compte.

Si une nouvelle période apparaît après la date d’annulation, ne l’ignorez pas. Vérifiez si la demande a été traitée ou si une déclaration supplémentaire est réellement exigée.

Les erreurs fréquentes

Croire que la dissolution ferme les comptes fiscaux

Une société dissoute au registre peut demeurer active dans les systèmes fiscaux.

Annuler les taxes avant de vendre les actifs

Une vente réalisée après l’annulation peut compliquer la perception et la déclaration des taxes.

Produire une déclaration finale à zéro

Les biens conservés, transferts aux actionnaires ou dernières factures peuvent créer des montants à déclarer même sans ventes courantes.

Fermer le compte bancaire trop tôt

L’entreprise peut encore recevoir un remboursement ou devoir effectuer un paiement après le traitement des déclarations finales.

Checklist de fermeture fiscale

• Confirmer la date de cessation définitive

• Recenser les ventes, actifs et dernières paies

• Produire les déclarations en retard et transmettre le LM-1.A

• Produire les déclarations finales de TPS et TVQ

• Verser les retenues finales

• Produire les relevés 1, T4 et sommaires

• Fermer le compte fédéral, payer les soldes et recevoir les remboursements

• Obtenir et conserver les confirmations

Une fermeture fiscale doit être suivie jusqu’à confirmation

Le travail n’est pas terminé lorsque les formulaires sont envoyés. Les dossiers doivent être surveillés jusqu’à ce que les déclarations soient cotisées, les remboursements reçus et chaque compte confirmé fermé.

Pour la vue d’ensemble, consultez Comment fermer une entreprise au Québec : les étapes concrètes à suivre.

Sources

• Revenu Québec, Annulation d’une inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ

• Revenu Québec, Formulaire LM-1.A

• Agence du revenu du Canada, Fermer votre compte de TPS/TVH

• Agence du revenu du Canada, Fermeture des comptes de programme

Cet article présente de l’information générale. Les dates et ajustements doivent être confirmés selon le dossier fiscal de l’entreprise.