Fermer une entreprise au Québec ne consiste pas simplement à arrêter de vendre. Tant que ses inscriptions demeurent actives ou qu’une société n’est pas dissoute, certaines obligations continuent de s’appliquer.

La fermeture doit être planifiée dans le bon ordre : évaluer les possibilités de vente, terminer les opérations, régler les créanciers, produire les déclarations finales et mettre fin à l’existence juridique de l’entreprise. Voici les étapes pour une entreprise solvable. En cas d’insolvabilité, consultez plutôt un syndic autorisé avant de transférer des actifs.

Réponse synthétique : pour fermer une entreprise au Québec, il faut d’abord vérifier si une vente est possible, choisir une date de cessation, régler les employés et les créanciers, disposer des actifs, fermer les comptes fiscaux, dissoudre la société lorsque cela s’applique et produire les déclarations finales. L’ordre est important : ne distribuez pas les actifs et ne fermez pas le compte bancaire trop tôt.

Avant de fermer, vérifiez si l’entreprise peut être vendue

Une entreprise peu rentable ou devenue trop exigeante n’est pas nécessairement sans valeur. Elle peut encore posséder :

• une clientèle fidèle;

• des contrats récurrents;

• un nom commercial ou un site Web reconnu;

• des stocks, des équipements ou des permis.

Un concurrent pourrait acquérir certains de ces éléments sans acheter la société entière.

Exemple concret

Le propriétaire d’une entreprise d’entretien veut prendre sa retraite. Un concurrent pourrait toutefois être intéressé par ses contrats, ses équipements et certains employés. Avant la dissolution, il devrait comparer trois options : vendre les actions, vendre certains actifs ou fermer complètement.

Pour comparer vos options, consultez Faut-il fermer ou vendre son entreprise?

Étape 1 : identifiez la forme juridique de l’entreprise

La procédure varie selon la structure exploitée.

Entreprise individuelle

Il n’y a pas de société à dissoudre. Le propriétaire doit notamment fermer ses comptes de taxes et de paie, radier son immatriculation et déclarer les derniers résultats dans sa déclaration personnelle.

Société par actions

Une société incorporée continue d’exister même si elle n’a plus d’activités. Une société québécoise doit être dissoute auprès du Registraire des entreprises; une société fédérale doit aussi vérifier ses obligations auprès de Corporations Canada.

Société de personnes

Une société en nom collectif ou en commandite doit suivre son contrat et les règles applicables à sa liquidation. Une dernière déclaration de renseignements peut être exigée.

Étape 2 : choisissez la date de cessation et terminez les opérations

Choisissez une date officielle correspondant à la dernière journée d’exploitation. Elle servira pour les dernières paies, les taxes et la fermeture des comptes gouvernementaux.

Avant de cesser les activités :

1. avisez les employés, clients, fournisseurs et assureurs;

2. vérifiez les modalités de résiliation des baux et contrats;

3. encaissez les comptes clients;

4. payez ou documentez les dettes;

5. exportez les données, puis annulez les permis et abonnements au moment approprié.

Ne fermez pas immédiatement le compte bancaire : des paiements ou remboursements peuvent encore arriver.

Consultez Comment préparer la cessation des activités d’une entreprise?

Étape 3 : réglez les obligations envers les employés

Si l’entreprise a des employés, elle doit respecter les normes du travail et traiter :

• les salaires et vacances accumulées;

• les indemnités ou préavis applicables;

• les relevés d’emploi;

• les retenues, T4, relevés 1 et sommaires;

• les comptes de paie et le dossier de la CNESST.

Au Québec, les dernières retenues sont généralement dues dans les sept jours et les relevés 1 dans les 30 jours. Consultez Comment fermer une entreprise qui a des employés?

Étape 4 : vendez ou transférez les actifs correctement

Dressez une liste de l’encaisse, des stocks, véhicules, équipements, ordinateurs, noms de domaine et autres actifs de l’entreprise.

Un bien transféré à l’actionnaire doit généralement être considéré à sa juste valeur marchande. Un gain, une récupération d’amortissement, des taxes ou un avantage à l’actionnaire peuvent en découler.

Consultez Comment vendre ou transférer les actifs avant de fermer une entreprise?

La fermeture des comptes de TPS et de TVQ peut déclencher des règles particulières pour les biens conservés. Analysez-les avant d’annuler les inscriptions.

Étape 5 : produisez les déclarations finales et fermez les comptes

L’entreprise doit produire les déclarations manquantes, payer les soldes et notamment :

• produire les dernières déclarations de TPS et de TVQ;

• demander l’annulation des inscriptions aux taxes;

• fermer les comptes de retenues à la source;

• produire les déclarations finales d’impôt.

Consultez Comment fermer les comptes de TPS, TVQ et retenues à la source?

Pour une société, la dernière année d’imposition se termine à la date du certificat de dissolution. Consultez Quelles déclarations fiscales produire après la dissolution?

Avant la distribution finale, vérifiez les pertes fiscales, remboursements, comptes de dividendes et avances aux actionnaires. Certains soldes peuvent perdre leur utilité après la dissolution.

Étape 6 : liquidez et dissolvez juridiquement la société

Une société québécoise peut être dissoute directement lorsque ses biens et obligations ont été réglés. Sinon, une liquidation formelle peut être nécessaire.

La démarche peut comprendre :

• l’adoption d’une résolution par les actionnaires;

• la nomination d’un liquidateur;

• le règlement des créanciers;

• l’obtention des certificats fiscaux applicables;

• la déclaration de dissolution ou les avis de liquidation.

Consultez Comment dissoudre soi-même une société au Québec?

Piège à éviter : laisser le Registraire radier la société pour défaut de produire ses déclarations annuelles. Cette radiation ne règle pas automatiquement les dettes, les déclarations fiscales ni la responsabilité des administrateurs.

Étape 7 : conservez les documents et les confirmations

Conservez les déclarations, avis de cotisation, relevés bancaires, contrats, registres de paie et confirmations. Les livres d’une société québécoise doivent être conservés au moins cinq ans après le certificat de dissolution; certains documents fiscaux, plus longtemps.

Liste de contrôle

• Vérifier si l’entreprise ou certains actifs peuvent être vendus

• Confirmer la structure et la solvabilité

• Choisir la date de cessation

• Aviser les employés et partenaires, puis régler les créanciers

• Disposer des actifs à leur juste valeur marchande

• Produire les dernières paies et déclarations de taxes

• Obtenir les certificats fiscaux et dissoudre la société

• Produire les déclarations finales d’impôt

• Confirmer la fermeture des comptes et conserver les documents

Fermer ou transmettre : prenez la décision avant qu’il soit trop tard

Une fermeture ordonnée réduit les risques fiscaux. Avant de commencer, déterminez toutefois si l’entreprise, sa clientèle ou ses actifs pourraient intéresser un repreneur.

Vous envisagez de fermer? TRNSFR peut vous aider à afficher votre entreprise et explorer les possibilités de vente ou de transfert avant la dissolution. Votre entreprise pourrait encore représenter une occasion pour un acheteur.

Sources gouvernementales

• Gouvernement du Québec, Dissoudre et liquider une société par actions

• Revenu Québec, Cessation des activités d’une entreprise

• Agence du revenu du Canada, Fermeture des comptes de programme

Cet article fournit de l’information générale et ne remplace pas un avis comptable, fiscal, juridique ou en insolvabilité adapté à votre situation.