La cessation des activités correspond au moment où une entreprise arrête réellement son exploitation. Elle cesse de vendre, de livrer ses services ou d’accepter de nouveaux mandats. Cette date déclenche ensuite plusieurs démarches administratives, fiscales et contractuelles.

Elle ne correspond pas nécessairement à la dissolution. Une société peut cesser ses activités, régler ses comptes pendant plusieurs semaines, puis être dissoute plus tard.

Une bonne préparation évite de perdre des revenus ou de fermer trop rapidement un compte nécessaire.

Réponse synthétique : préparez la cessation en fixant une date officielle, en planifiant les avis aux clients, employés et fournisseurs, en encaissant les comptes clients, en réglant les contrats et les dettes et en sauvegardant les documents. Conservez le compte bancaire et les accès essentiels jusqu’aux derniers paiements et remboursements.

Étape 1 : choisissez une date de cessation réaliste

La date choisie doit correspondre à la dernière journée réelle d’exploitation. Avant de la fixer, vérifiez :

• les commandes et mandats à terminer;

• les délais de livraison promis aux clients;

• les baux et contrats comportant un préavis;

• les employés nécessaires à la fermeture;

• les stocks ou équipements à vendre;

• les périodes de déclaration de taxes et de paie;

• les remboursements ou subventions attendus.

Une date pratique sur le plan comptable peut devenir coûteuse si elle oblige l’entreprise à rompre un contrat ou à abandonner un mandat rentable.

Date de cessation et date de dissolution

Ces deux dates ont des fonctions différentes :

• la cessation marque la fin des activités commerciales;

• la dissolution met officiellement fin à l’existence juridique d’une société.

Entre les deux, la société peut continuer d’exister uniquement pour terminer sa fermeture : encaisser les comptes clients, vendre des actifs, payer les créanciers et produire ses déclarations.

Étape 2 : préparez un calendrier de fermeture

La fermeture devrait être gérée comme un projet avec des responsables et des échéances.

Prévoyez aussi une réserve de liquidités pour les honoraires professionnels, impôts, taxes, remboursements aux clients et dépenses imprévues. Distribuer toute l’encaisse au propriétaire avant la fin du processus est une erreur fréquente.

Étape 3 : terminez les engagements envers les clients

Dressez une liste des commandes, dépôts, garanties, abonnements et contrats encore actifs. Pour chaque client, déterminez si l’entreprise doit :

• terminer le mandat;

• transférer le contrat avec son consentement;

• rembourser un dépôt;

• remettre des documents ou des données;

• maintenir une garantie après la fermeture.

L’annonce de la fermeture doit être faite au bon moment. Une annonce trop hâtive peut entraîner le départ des clients et des employés avant que les possibilités de vente aient été évaluées.

Si une clientèle ou certains contrats pourraient intéresser un repreneur, consultez d’abord Faut-il fermer ou vendre son entreprise?.

Modèle de message aux clients

Objet : Fin prochaine de nos activités

Nous vous informons que [nom de l’entreprise] cessera ses activités le [date]. D’ici cette date, nous terminerons [description des engagements]. Pour toute question concernant votre dossier, votre dépôt ou les documents à récupérer, communiquez avec [personne et coordonnées] avant le [date].

Le message doit être adapté aux contrats, aux obligations de confidentialité et aux protections applicables aux consommateurs.

Étape 4 : récupérez les sommes dues et réglez les fournisseurs

Préparez un rapport détaillé des comptes clients et désignez une personne responsable des suivis après la cessation. Envoyez les factures finales rapidement et confirmez les coordonnées de paiement.

Du côté des fournisseurs :

1. obtenez les états de compte finaux;

2. vérifiez les prélèvements automatiques;

3. contestez rapidement les montants inexacts;

4. conservez les preuves de paiement;

5. documentez toute remise ou entente particulière.

Une dette ne disparaît pas parce que l’entreprise arrête ses activités. Si l’entreprise ne peut pas payer ses obligations à échéance, il faut consulter un syndic autorisé en insolvabilité avant de favoriser certains créanciers ou de distribuer des actifs au propriétaire.

Étape 5 : examinez tous les contrats et abonnements

Passez en revue le bail, les assurances, prêts, cartes de crédit, services téléphoniques, licences de logiciels, plateformes de paiement, contrats publicitaires et permis sectoriels.

Pour chacun, notez :

• le préavis requis;

• les pénalités de résiliation;

• les garanties personnelles du propriétaire;

• la possibilité de transférer le contrat;

• la date du dernier prélèvement;

• les données à exporter avant l’annulation.

Ne résiliez pas automatiquement tous les services à la date de cessation. Le logiciel comptable, l’adresse courriel, le stockage infonuagique et certains accès bancaires peuvent être nécessaires pendant plusieurs mois.

Étape 6 : protégez les documents et les accès numériques

Avant de fermer les plateformes, exportez les informations nécessaires :

• grand livre et rapports comptables;

• factures et pièces justificatives;

• relevés bancaires et de cartes de crédit;

• registres de paie;

• contrats et dossiers clients;

• historiques des plateformes de vente et de paiement;

• déclarations fiscales et confirmations gouvernementales.

Transférez les accès importants à une personne responsable et activez l’authentification multifacteur. Évitez qu’un ancien employé demeure la seule personne capable d’accéder à un compte.

Prévoyez également une adresse postale et une adresse courriel qui resteront surveillées après la fermeture.

Étape 7 : confirmez la fin de chaque volet

Une fois les activités terminées, effectuez une dernière vérification :

• toutes les ventes sont facturées;

• les dépôts de clients sont réglés;

• les comptes clients font l’objet d’un suivi;

• les fournisseurs et contrats sont traités;

• les actifs restants sont recensés;

• les données sont sauvegardées;

• les dernières obligations de paie et de taxes sont confiées aux responsables;

• suffisamment de liquidités sont conservées.

La prochaine phase consiste à fermer les comptes fiscaux et, dans le cas d’une société, à procéder à la liquidation ou à la dissolution. Consultez le guide principal Comment fermer une entreprise au Québec : les étapes concrètes à suivre pour voir l’ensemble du processus

Si l’entreprise a des employés, consultez aussi Comment fermer une entreprise qui a des employés au Québec?, puis Comment fermer les comptes de TPS, TVQ et retenues à la source?.

Une cessation bien planifiée protège la valeur restante

Le but n’est pas seulement d’arrêter les opérations. Il faut terminer les engagements proprement, préserver les sommes à recevoir et conserver les documents nécessaires.

Avant d’annoncer la fermeture, vérifiez également si un acheteur pourrait reprendre la clientèle, les contrats ou certains actifs. TRNSFR peut vous aider à explorer les possibilités d’affichage de votre entreprise avant que la valeur de celle-ci disparaisse.

Sources

• Revenu Québec, Cessation des activités d’une entreprise

• Gouvernement du Québec, Fermer ou vendre une entreprise

• Agence du revenu du Canada, Fermeture des comptes de programme

Cet article fournit de l’information générale et ne remplace pas un avis juridique, fiscal ou comptable adapté à votre situation.