Fermer une entreprise qui emploie du personnel exige davantage qu’une dernière paie. L’employeur doit planifier les avis de cessation d’emploi, calculer les indemnités et vacances, produire les relevés d’emploi et respecter des délais fiscaux accélérés.

Le processus doit commencer tôt : un avis tardif peut entraîner une indemnité importante.

Réponse synthétique : une fermeture avec employés exige un plan de communication, le respect des préavis et indemnités, la paie finale, les relevés d’emploi, les feuillets fiscaux, les dernières remises et la fermeture des dossiers de paie et de la CNESST. Les délais doivent être intégrés au calendrier avant d’annoncer la cessation.

Avant de licencier, vérifiez si l’entreprise sera vendue

Si une vente est encore possible, ne présumez pas automatiquement que tous les emplois doivent prendre fin. Selon la CNESST, lorsque l’entreprise change de propriétaire et que l’exploitation se poursuit, le lien d’emploi du personnel continue généralement comme s’il n’y avait pas eu de changement.

Le vendeur et l’acheteur devraient donc déterminer leurs responsabilités avant d’annoncer des licenciements.

Pour comparer les options, consultez Faut-il fermer ou vendre son entreprise?

Étape 1 : préparez la liste complète des employés

Créez un tableau comprenant, pour chaque personne :

• la date d’embauche et le service continu;

• le salaire et l’horaire habituel;

• les vacances accumulées;

• les commissions, bonis ou dépenses à payer;

• le contrat d’emploi ou la convention collective;

• les avantages sociaux et le régime de retraite;

• la date prévue de fin d’emploi;

• l’équipement appartenant à l’entreprise.

Vérifiez aussi les situations protégées et les absences pour maladie, accident du travail ou congé parental. Un avis juridique est prudent lorsqu’un dossier présente une particularité.

Étape 2 : remettez l’avis individuel de cessation d’emploi

Au Québec, l’employeur doit généralement remettre un avis écrit avant de licencier un employé ou de le mettre à pied pour six mois ou plus. Le délai minimal dépend du service continu :

Certaines exceptions existent, notamment pour un contrat à durée déterminée, une tâche précise terminée ou une faute grave.

Si l’avis est absent ou insuffisant, l’employé a généralement droit à une indemnité correspondant au salaire habituel qu’il aurait reçu pendant la portion manquante.

Que devrait contenir l’avis?

La date de fin d’emploi est obligatoire. Il est utile d’ajouter :

• qu’il s’agit d’un licenciement lié à la fermeture;

• les modalités de la dernière paie et des indemnités;

• la fin des assurances et avantages sociaux;

• la remise de l’équipement;

• la personne à contacter pour les questions administratives.

L’avis de cessation d’emploi n’est pas le relevé d’emploi. Ce sont deux documents distincts.

Étape 3 : vérifiez les règles de licenciement collectif

Il y a généralement licenciement collectif lorsque l’employeur met fin à l’emploi de 10 personnes ou plus dans un même établissement sur une période de deux mois consécutifs, ou les met à pied pour six mois ou plus.

Un avis doit alors être transmis au ministère responsable et communiqué aux employés :

L’avis collectif s’ajoute à l’analyse de l’avis individuel. Lorsque les deux indemnités pourraient s’appliquer, elles ne sont pas cumulatives : l’employé reçoit généralement la plus élevée.

Validez rapidement cette étape avec un conseiller juridique.

Étape 4 : calculez la dernière paie

La paie finale peut comprendre :

• le salaire régulier;

• les heures supplémentaires;

• l’indemnité de vacances;

• les jours fériés ou congés dus;

• les commissions ou bonis exigibles;

• les remboursements de dépenses;

• l’indemnité compensatrice d’avis;

• toute indemnité prévue au contrat ou à la convention collective.

Une indemnité contractuelle ne remplace pas automatiquement celle prévue par les normes du travail.

Prévoyez ces liquidités avant de distribuer l’encaisse aux propriétaires.

Étape 5 : produisez les relevés d’emploi

Le relevé d’emploi permet notamment à l’employé de demander l’assurance-emploi.

Pour un relevé électronique et une paie hebdomadaire, aux deux semaines ou bimensuelle, le délai est généralement de cinq jours civils après la fin de la période de paie où survient l’interruption. Des règles différentes existent pour une paie mensuelle, treize périodes par année ou un relevé papier.

Le relevé peut être transmis par RE Web ou par le fournisseur de paie.

Étape 6 : effectuez les versements et feuillets finaux

Lorsqu’une entreprise cesse complètement son exploitation au Québec, le dernier versement des retenues à la source et cotisations d’employeur est généralement exigé au plus tard le septième jour suivant la cessation.

Les relevés 1 et le sommaire 1 doivent généralement être transmis dans les 30 jours suivant la cessation. Au fédéral, les T4 et le sommaire final doivent également être produits dans les 30 jours suivant la fin des activités.

L’entreprise doit ensuite demander la fermeture de ses comptes de paie auprès de Revenu Québec et de l’Agence du revenu du Canada, puis mettre à jour son dossier auprès de la CNESST.

Checklist de fermeture avec employés

• Confirmer si les emplois seront transférés et recenser l’ancienneté

• Calculer les avis individuels

• Vérifier si les règles de licenciement collectif s’appliquent

• Remettre les avis écrits dans les délais

• Calculer la paie finale, les vacances et les indemnités

• Produire les relevés d’emploi

• Verser les retenues et cotisations finales

• Produire les T4, relevés 1 et sommaires

• Fermer les comptes de paie et mettre à jour le dossier CNESST

Planifiez les obligations envers les employés en premier

Les délais liés aux employés peuvent déterminer la date réaliste de fermeture. Avant d’annoncer quoi que ce soit, établissez le nombre d’employés touchés, leur ancienneté et le coût des indemnités.

Pour coordonner les obligations envers les employés avec les autres démarches, consultez le guide Comment fermer une entreprise au Québec et l’article Comment fermer les comptes de TPS, TVQ et retenues à la source?.

Si une vente demeure possible, la continuité des emplois peut aussi représenter une valeur pour le vendeur, l’acheteur et l’équipe.

Sources

• CNESST, Avis de cessation d’emploi et indemnité

• CNESST, Licenciement collectif

• CNESST, Vente, fusion ou acquisition d’une entreprise

• Service Canada, Employeurs : comment remplir le relevé d’emploi

• Revenu Québec, Guide du relevé 1

Cet article fournit de l’information générale. Les contrats, conventions collectives et circonstances particulières peuvent modifier les obligations de l’employeur.